Pada tahun 2018 yang lalu, Pemerintah Republik Indonesia secara resmi mengeluarkan dokumen pengadaan barang dan jasa pemerintah melalui Peraturan Presiden. Peraturan tersebut adalah PP No.16 Th. 2018 mengenai pengadaan barang atau jasa.
Dengan UU pengadaan barang dan jasa ini maka semua pihak yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan pengadaan barang/jasa wajib mematuhinya. Artinya hanya dengan download dokumen pengadaan barang dan jasa saja maka dokumen pengadaan akan menjadi seragam.
Nah bagi Anda yang belum tahu apa sajakah jenis dokumen pengadaan barang dan jasa pemerintah tersebut, silahkan ikuti uraiannya di bawah ini.
Jenis Dokumen Resmi pada Sistem Pengadaan Barang & Jasa
Apa saja yang termasuk pengadaan barang dan jasa? Beberapa jenis dokumen pengadaan barang dan jasa pemerintah yang resmi, antara lain adalah sebagai berikut:
1. Surat Pesanan
Salah satu standar dokumen pengadaan barang/jasa pemerintah terbaru adalah surat pesanan. Isi dokumen ini meliputi uraian rinci mengenai barang atau jasa yang telah dipesan antara pihak penyedia barang/jasa dengan pihak pemesan.
Agar lebih akurat di dalam dokumen akan terdapat beberapa data penting, yaitu:
- Nama lengkap institusi pemesan.
- Nomor surat pesanan.
- tanggal pesanan dibuat.
- Tanggal terjadinya negosiasi.
- Masa pengerjaan pesanan (durasi).
- Tanggal pengiriman pesanan.
- Jenis, jumlah serta harga barang/jasa yang telah dipesan.
Dari detail dokumen pengadaan barang dan jasa pemerintah tersebut terlihat jika semua uraian begitu rinci tercantum. Hal tersebut demi kepastian pelaksanaan hak dan kewajiban antara pihak penyewa dan pihak pemesan barang/jasa.
Dengan kata lain surat pesanan ini juga berfungsi sebagai surat perintah kerja bagi pihak penyedia barang/jasa.
2. Bukti Pembayaran (Invoice)
Dokumen pengadaan barang dan jasa yang selanjutnya adalah Invoice atau bukti pembayaran yang dikeluarkan oleh pihak penyedia jasa. Invoice adalah dokumen yang berisi perincian transaksi (waktu, jumlah dan nilai transaksi) antara penyedia dengan pemesan.
Nantinya bukti pembayaran baru akan diterima oleh pihak pemesan ketika pembayaran telah terlaksana secara tuntas alias lunas. Bukti lunas bayar ini juga berguna sebagai faktur pajak yang digunakan dalam pemotongan pajak penghasilan pasal 22 serta bukti pemungutan PPN.
Hal tersebut karena pada dokumen bukti pembayaran disebutkan pula jumlah nilai transaksi yang telah terbayar termasuk nilai pajak di dalamnya.
3. Proforma Invoice
Yang juga termasuk dokumen pengadaan barang dan jasa 2023 adalah proforma invoice yang berfungsi sebagai faktur sementara bagi pihak pemesan. Jenis dokumen ini baru akan terbit setelah dokumen berita acara serah terima terbit.
Fungsi utama penerbitan proforma invoice adalah sebagai pertanda bagi pemesan jika telah terjadi transaksi antara pihak penyedia barang/jasa dengan pihaknya. Sedangkan fungsi proforma invoice bagi pihak penyedia barang/jasa adalah sebagai bukti penagihan.
4. Surat Hasil Pemeriksaan Barang/Jasa (Preview BAST)
Jenis dokumen kontrak pengadaan barang dan jasa pemerintah yang keempat adalah preview Berita Acara Serah Terima (BAST). Sesuai namanya dokumen ini pada dasarnya adalah dokumen pratinjau yang otomatis muncul sebelum BAST terbit.
Fungsinya adalah sebagai kesempatan bagi pihak pemesan untuk memeriksa ulang detail di dalam dokumen pesanan barang atau jasa yang telah dilakukan. Hal tersebut sebagai cara untuk memastikan jika detail rincian dalam rencana dokumen BAST sesuai.
Jika dokumen preview BAST ini disetujui oleh pihak pemesan, maka proses selanjutnya adalah penerbitan BAST.
5. Berita Acara Serah Terima (BAST)
Standar dokumen pengadaan terbaru mensyaratkan adanya BAST yaitu Berita Acara Serah Terima. Dokumen ini merupakan bukti telah terlaksananya serah terima pesanan oleh pihak penyedia barang/jasa kepada pihak pemesan produk.
Nantinya dokumen ini bersama proforma invoice akan menjadi dasar dimulainya proses penagihan biaya oleh pihak penyedia barang/jasa ke pemesan.
6. Berita Acara Negosiasi
Dokumen paling akhir pada proses pengadaan barang/jasa adalah Berita Acara Negosiasi yang disediakan oleh pihak penyedia barang/jasa. Isi dokumen penawaran adalah nama dan jumlah barang pesanan serta harga awal yang ditawarkan dan harga yang kemudian disepakati.
Jenis Pengadaan Barang & Jasa
Nah sekarang Anda telah paham apa saja jenis dokumen yang terdapat pada peraturan terbaru di bidang pengadaan jasa/barang. Untuk menyempurnakan pemahaman, ada baiknya Anda ketahui juga beberapa jenis pengadaan barang dan jasa yang ada di tanah air.
Ada empat jenis pengadaan barang dan jasa di tanah air yang perlu Anda ketahui, yaitu::
1. Pengadaan Barang
Pengadaan barang adalah semua bentuk pengadaan atas suatu barang. Pengadaan jenis ini meliputi barang bergerak, tak bergerak, berwujud, tak berwujud, sampai pada jenis barang yang jarang dipakai. Klasifikasi pada jenis pengadaan barang ini ada 4, yaitu:
- Bahan baku, yaitu bahan yang belum mengalami pemrosesan, misalnya bambu untuk pembuatan perabotan rumah tangga.
- Bahan setengah jadi, yaitu bahan baku yang telah melalui tahapan tertentu namun masih membutuhkan tahapan proses selanjutnya. Misalnya kain untuk pembuatan pakaian.
- Bahan jadi, yaitu bahan baku yang telah mengalami proses produksi dan siap digunakan. Misalnya emas berbentuk perhiasan.
- Makhluk hidup yaitu berbagai jenis makhluk untuk diperjualbelikan. Misalnya bebek dan ayam.
2. Pengadaan Jasa Konsultasi
Adalah jenis pengadaan yang menyediakan jasa profesional pada suatu bidang tertentu. Misalnya jasa rekayasa engineering, jasa konsultasi desain produk, jasa supervisi pada pekerjaan konstruksi dan lain sebagainya.
Di bidang industri, untuk perusahaan dalam level tertentu (biasanya menengah ke atas) akan banyak membutuhkan pengadaan jenis ini. Hal tersebut dilakukan agar perusahaan mampu mencapai tingkatan mutu produksi sebagaimana standar yang telah ditetapkan.
3. Pengadaan Jasa Lainnya
Jenis pengadaan ini di luar jenis pengadaan professional sebagaimana uraian pada poin sebelumnya. Pengadaan ini umumnya mengandalkan kelengkapan serta metode khusus untuk menjalankan fungsinya dalam menyelesaikan pekerjaan yang ditetapkan.
Misalnya pengadaan jasa transportasi, pengadaan jasa perawatan gedung, pengadaan jasa parkir atau pengadaan jasa kebersihan dan masih banyak lagi lainnya.
4. Pengadaan Pekerjaan Konstruksi
Yang paling akhir adalah pengadaan pekerjaan konstruksi. Yaitu pengadaan segala jenis pekerjaan yang berkaitan dengan rekonstruksi, pemeliharaan atau pembangunan suatu infrastruktur atau gedung.
Penutup
Itulah uraian dan penjelasan mengenai dokumen pengadaan barang dan jasa pemerintah. Bagi Anda yang ingin melakukan pengurusan dokumen pengadaan secara praktis dan profesional bisa kontak ke https://temanlegal.com/.
Frequently Asked Questions (FAQ)
1. Dokumen pengadaan terdiri dari apa saja?
Dokumen pengadaan ada 6 jenis. Yaitu dokumen surat pesanan, dokumen proforma invoice, bukti pembayaran (invoice), berita acara serah terima dan previewnya, serta berita acara negosiasi.
2. Bagaimana proses pengadaan barang dan jasa?
Prosesnya meliputi persiapan memilih penyedia barang/jasa, perencanaan untuk memilih penyedia barang/jasa lantas melakukan pemilihan penyedia barang/jasa. Setelah itu masuk ke tahap pelaksanaan, pengawasan serta serah terima hasil pesanan.
3. Apakah purchasing staff itu?
Yaitu pihak atau individu yang bertanggung jawab di dalam proses pengadaan jasa atau barang. Yang mana nantinya jasa atau bahan baku ini akan dimanfaatkan dalam proses operasional.